Şirket Araçlarında Yakıt Yönetimi ve Yakıt Takibi

Şirket araçlarında yakıt yönetimi nasıl yapılır?

Şirket araçlarında yakıt yönetimi, her aracın ne kadar, nerede ve ne zaman yakıt aldığını plaka bazında kaydetmek, bu kayıtları kilometre ile karşılaştırmak ve sapmaları zamanında yakalamaktır. Bunun en pratik yolu, yakıt alımını araca bağlayan bir taşıt tanıma sistemi, araç başına limit ve her ay aynı düzende yapılan bir kontrol rutinidir. Fiş toplamak tek başına takip değildir; takip, fişteki bilginin bir karara dönüşmesiyle başlar.

Bu rehberde neyi takip etmeniz gerektiğini, hangi ölçülerin işe yaradığını, olağan dışı tüketimi nasıl fark edeceğinizi ve takibi hangi araçlarla kurabileceğinizi anlatıyoruz.

Yakıt takibi neden zorlaşır?

Üç araçlık bir işletmede fişleri bir dosyada toplamak yetebilir. Araç sayısı arttıkça, sürücüler değiştikçe ve ekipler farklı şehirlere dağıldıkça tablo karışır. En sık görülen sorunlar şunlardır:

• Fişlerin geç gelmesi ya da kaybolması.
• Aynı aracı birden fazla kişinin kullanması ve harcamanın kime ait olduğunun bilinmemesi.
• Kilometre bilgisinin hiç tutulmaması; litre bilinse de tüketimin normal olup olmadığının anlaşılamaması.
• Muhasebenin ay sonunda yüzlerce fişi tek tek işlemesi.

UTTS ile birlikte bir sorun daha eklendi: işte kullanılan araçlarda fişin UTTS kapsamında düzenlenmemiş olması, gider yazılamaması demek. Bu konuyu UTTS'de gider ve muhasebe yazımızda ayrıca ele aldık.

Hangi bilgileri takip etmelisiniz?

İyi bir akaryakıt takibi için her alımda şu bilgilerin elinizde olması gerekir:

• Plaka: alımın hangi araca ait olduğu.
• Tarih ve saat: mesai dışı ya da hafta sonu alımları ayırt etmek için.
• İstasyon ve konum: aracın görev bölgesiyle uyumlu olup olmadığını görmek için.
• Yakıt türü, litre ve tutar: maliyetin kendisi.
• Kilometre: tüketimi hesaplamak için. Bazı sistemlerde, örneğin kilometre okuyucusu bulunan araçlarda Aytemiz AYT, bu bilgiyi alımla birlikte kaydedebiliyor; diğer durumlarda sürücü beyanı ya da araç takip verisi kullanılır.
• Departman ya da proje: gideri doğru maliyet merkezine dağıtmak için.

Takipte işe yarayan ölçüler

100 kilometrede tüketim

Litreyi kilometreye bölüp 100 ile çarpmak, aracın tüketimini izlemenin en basit yoludur. Aynı model ve benzer görevdeki araçları bu ölçüyle karşılaştırdığınızda farklı davranan aracı hemen görürsünüz.

Kilometre başı maliyet

Tutarı kilometreye bölmek, fiyat değişimlerini de hesaba katar. Bütçe planı ve müşteriye yansıtılan maliyetler için daha anlamlıdır.

Araç başı aylık tutar ve limit kullanımı

Her araç için aylık bir limit belirleyip kullanım oranını izlemek, sapmayı ay bitmeden fark etmenizi sağlar. Limitin sürekli dolduğu araç ya yanlış tanımlanmış limiti ya da incelenmesi gereken bir kullanımı gösterir.

Olağan dışı tüketimin işaretleri

Takip verisi biriktikçe bazı kalıplar dikkat çekmeye başlar. Şu durumlarda kaydı ayrıca inceleyin:

• Bir alımda aracın depo kapasitesinden fazla yakıt görünmesi.
• Aynı gün içinde aynı araca birden fazla dolum yapılması.
• Mesai dışı, tatil ya da hafta sonu alımlarının artması.
• Aracın görev bölgesinden uzak istasyonlarda yakıt alması.
• Kilometre artmadığı halde litrenin artması.

Bu işaretlerin hepsi kötüye kullanım anlamına gelmez; bazen görev değişikliği ya da arıza vardır. Ama veri olmadan bu ayrımı yapmak mümkün değildir.

Sürücülerle yakıt kuralları

Takibin işe yaraması için sürücülerin neyin beklendiğini bilmesi gerekir. Kısa ve yazılı bir kural listesi çoğu tartışmayı baştan önler:

• Yakıt yalnız UTTS'li pompadan alınır; fiş UTTS bilgisi ve plaka içermelidir.
• Araç için tanımlı yakıt türü dışında alım yapılmaz.
• Mesai dışı ya da görev bölgesi dışındaki alım, önceden haber verilerek yapılır.
• Kart ya da nakitle istisnai bir alım yapıldıysa fiş aynı gün iletilir.
• Limit aşımı ya da pompada tanınmama sorunu filo sorumlusuna hemen bildirilir.

Kurallar ceza listesi gibi değil, işin nasıl yürüdüğünü anlatan bir rehber gibi yazıldığında sürücüler tarafından daha kolay benimsenir. Yeni işe başlayan her sürücüye araç tesliminde verilmesi yeterlidir.

Takibi hangi araçlarla kurabilirsiniz?

Fiş ve tablo

Küçük filolarda sürücülerin fişi fotoğraflayıp ilettiği ve bir tabloya işlendiği bir düzen başlangıç için yeterlidir. Zayıf yanı, insan emeğine bağlı olması ve sapmaların geç görülmesidir.

Taşıt tanıma sistemi

Shell TTS, Petrol Ofisi AutoMatic ve Aytemiz AYT gibi sistemler alımı araca bağlar. Araç UTTS'li pompada tanınır, dolum limit içinde otomatik yapılır ve her alım plaka, tarih-saat, litre ve tutarla çevrim içi rapora düşer. Firma dönem sonunda tek fatura alır. Bu, hem takibi hem muhasebeyi aynı veriyle besler. Şirket yakıt kartının ne olduğunu ve taşıt tanımadan farkını şirket yakıt kartı nedir yazımızda tabloyla anlattık.

Araç takip ile birlikte

Bazı markalar yakıt verisini araç takibiyle birleştiren ürünler de sunuyor. Petrol Ofisi'nin AutoMatic Plus ürünü yakıt yönetimini ve araç takibini tek ekranda veriyor; bölge, saat ve TL ya da litre bazlı limit tanımlanabiliyor. Shell tarafında FiloPlatform adlı araç takip hizmeti var. Konum ve kilometre verisi yakıtla aynı yerde olduğunda olağan dışı tüketimi bulmak çok kolaylaşır.

Aylık yakıt yönetimi rutini

1. Araç listesini güncelleyin: yeni giren, satılan ya da kiralaması biten araçları işleyin; her işletme aracında TTB olduğundan emin olun.
2. Raporu indirin: taşıt tanıma portalından ayın plaka bazlı dökümünü alın.
3. Kilometreyle eşleştirin: 100 kilometrede tüketimi hesaplayıp önceki aylarla karşılaştırın.
4. Sapmaları sorun: işaretli kayıtlar için sürücüye ya da birim yöneticisine kısa bir soru gönderin.
5. Limitleri güncelleyin: görev değişen araçların limitini ayarlayın.
6. Muhasebeye iletin: faturayı dökümüyle birlikte gönderin; binek ve ticari araçları ayrı belirtin.

Bu rutini maliyet düşürme adımlarıyla birleştirmek için filo yakıt gideri kontrolü rehberimize, işin daha geniş çerçevesi için filo yönetimi nedir yazımıza bakabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Şirket araçlarında yakıt takibi için en kolay yöntem nedir?

Yakıt alımını araca bağlayan bir taşıt tanıma sistemi kullanmak. Kayıt otomatik oluşur, rapor çevrim içi gelir ve fatura tek olur.

Akaryakıt takibinde kilometre neden önemli?

Litre tek başına tüketimin normal olup olmadığını söylemez. Kilometreyle birlikte 100 kilometrede tüketim hesaplanır ve araçlar karşılaştırılabilir.

Yakıt kontrol sistemi kötüye kullanımı engeller mi?

Tamamen engellemez ama zorlaştırır. Yakıt yalnız tanınan araca verilir, limit aşılamaz ve olağan dışı alımlar raporda görünür.

Küçük bir filo için taşıt tanıma gerekli mi?

Araçlar işte kullanılıyorsa zaten TTB takılı olmalı. Bu durumda marka sistemini kullanmak, raporlama ve tek fatura gibi kolaylıkları ek bir cihaz gerektirmeden sağlar.

Raporları muhasebe nasıl kullanır?

Plaka bazlı döküm, faturanın araçlara ve maliyet merkezlerine dağıtılmasını ve binek ile ticari araçların ayrılmasını kolaylaştırır.

Yakıt takibine iyi bir teklifle başlayın

Taşıt Yakıt Sistemi, Shell Kit-Tak, Petrol Ofisi ve Aytemiz'in yetkili acentesidir. Aylık yakıt tutarınızı girdiğinizde bu üç markanın iskonto teklifini anında yan yana gösterir; hizmet ücretsizdir. Filonuz için en uygun sistemi seçmek için ücretsiz teklif al.